Organização de Cerimônias - Veja as dicas abaixo para você não errar na hora da organização:
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Solenidades
- Cerimônia ao ar livre
- Cerimônia em local fechado
- Composição de mesa
- Inaugurações
- Outorga de títulos
- Assinatura de atos
- Audiências
- Posse
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CERIMÔNIA AO AR LIVRE
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Visita precursora
• Verificação do local onde será realizado a cerimônia.
• Palanque coberto - posição do sol, segurança das autoridades, melhor local para tomadas de vídeo e fotos (a metragem utilizada para palanque levando em conta a segurança é de um metro quadrado por pessoa e a altura é de 80 a 100 cm).
• Som - qualidade do equipamento e número de microfones.
• Local para imprensa credenciada.
• Banheiros disponíveis.
• Estacionamento vip e para convidados em geral.
• Lista de convidados.
• Convites.
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Da Cerimônia - Providências
• Mestre de Cerimônias - responsável pela condução da solenidade sob a orientação do cerimonial e por testar o som.
• Placa Inaugural - toda placa a ser descerrada deverá ser previamente aprovada pelo Coordenador de Cerimonial, bem como, o local de sua instalação. O descerramento poderá ocorrer no trajeto para a solenidade, na própria solenidade ou simbólicamente no palanque oficial onde estará depositada em um cavalete para ser afixada posteriormente. Para descerrá-la convida-se as principais autoridades presentes. Nunca utilize Bandeiras como cobertura de placa.
• Pano de Placa - poderá ser confeccionado em tecido verde, verde e branco ou ainda nas cores institucionais da empresa.
**Convém lembrar que de acordo com a nova Constituição Federal, artigo 37, cap.XXI, § 1º, a publicidade dos atos, programas, obras, serviços e campanhas dos órgãos públicos deverá ter caráter educativo, informativo ou de orientação social, dela não podendo constar nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos.
• Água Mineral - copos plásticos em isopor com gelo em apoio colocado em local de fácil acesso.
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Roteiro
• Composição de palanque de autoridades por ordem de precedência (a ordem de precedência será sempre do maior para o menor hierarquicamente).
• Registro das demais autoridades.
• Texto com informações sobre o tema do evento.
• Homenagem/ assinaturas / descerramento de placas inaugurais (quando a placa estiver no palanque).
• Pronunciamentos - a ordem de precedência será sempre do menor para o maior (exemplo: Secretário - Presidente da Assembléia - Governador).
• Visita as instalações.
• Coquetel (opcional) servido sempre após o término da cerimônia.
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CERIMÔNIA EM LUGAR FECHADO
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• Lista de convidados.
• Convites.
• Local - verificação do local (auditório ou espaço previamente adaptado), bem como iluminação e instalação de banners. Sempre que necessário, montar um pequeno tablado onde as autoridades presentes se farão posicionar.
• Mesa de Cerimônia - convém lembrar que um número ímpar de autoridades a mesa proporcionará maior equilíbrio.
• Bandeiras.
• Som - instalação de equipamento de som, com um microfone para o Mestre de Cerimônias na Tribuna e um mínimo de dois microfones na mesa.
• Copos de água na mesa - copos de vidro sem garrafa.
• Mestre de Cerimônias.
• Lista de autoridades sob a responsabilidade de um Cerimonialista que deverá registrar as presenças e encaminhar ao Mestre de Cerimônias.
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Roteiro
• Composição da mesa de cerimônia ou indicativo para as autoridades virem a frente (no praticável), por ordem de precedência (a ordem de precedência será sempre do maior para o menor hierarquicamente).
• Registro das demais autoridades.
• Texto com informações sobre o tema do evento.
• Homenagem/ assinaturas / descerramento de placas inaugurais (quando a placa estiver no palanque).
• Cartão com o registro dos componentes da mesa e outras autoridades para o anfitrião e para os que farão uso da palavra.
• Pronunciamentos - a ordem de precedência será sempre do menor para o maior (exemplo: Secretário - Presidente da Assembléia - Governador).
• Coquetel (opcional) servido sempre após o término da cerimônia.
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COMPOSIÇÃO DE MESA
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Nas solenidades em que se compõe mesa com a confirmação de autoridades, devemos utilizar a ordem geral de precedências; a maior autoridade ou o anfitrião ocupará o lugar de honra ao centro da mesa.
As mesas com lugares ímpares deve-se observar que a colocação deve ser feita a partir do centro à direita, alternando com a esquerda.
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1. Maior autoridade presente (preside a mesa)
2. Segunda maior autoridade
3. Anfitrião
4. Terceira maior autoridade
5. Quarta maior autoridade
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Em mesas com número par de lugares, o lugar de honra é o da direita mais próximo ao centro.
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1. Maior autoridade (presidente da mesa)
2. Anfitrião
3. Segunda maior autoridade
4. Terceira maior autoridade
5. Quarta maior autoridade
6. Quinta maior autoridade
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INAUGURAÇÕES
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• As Inaugurações podem ocorrer em locais abertos ou fechados. Devem ser evitados ambientes pequenos e superlotados, ou ainda grandes com poucos convidados.
• Caberá ao anfitrião ou Coordenador da Solenidade acompanhar a autoridade, apresentar as pessoas e prestar esclarecimentos sobre detalhes técnicos, econômicos e sociais do evento.
• A menos que se tenha uma situação atípica, a seqüência será a seguinte:
• Composição do palanque (praticável).
• Registro de autoridades.
• Texto.
• Pronunciamentos.
• Corte simbólico da fita.
• Descerramento de placa comemorativa (quando fora do palanque/praticável).
• Visita as instalações.
• Coquetel/almoço/jantar (conforme ocasião).
• Normalmente o hasteamento de bandeiras e a execução do Hino Nacional antecedem o corte simbólico da fita.
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OUTORGA DE TÍTULOS
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• Na Capital do Estado a Solenidade de outorga de títulos se dá em sessão solene na Assembléia Legislativa ou na Câmara Municipal.
• O homenageado é conduzido por uma comissão designada préviamente, e o Presidente da casa abre a sessão.
• O Hino Nacional é executado; o Deputado ou Vereador que propôs a homenagem fará seu pronunciamento ressaltando o mérito do homenageado e é feita a entrega do título.
• O homenageado faz seu pronunciamento.
• Ouve-se o Hino do Estado ou da Cidade, seguindo-se do encerramento da sessão.
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ASSINATURA DE ATOS
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• As Solenidades de assinaturas de atos, convênios, protocolos, etc., serão conduzidos pelo Mestre de Cerimônias, de acordo com o roteiro elaborado pelo Coordenador de Cerimonial em entendimento prévio com órgão envolvido;
• Quando houver grande número de autoridades presentes, as assinaturas poderão ocorrer em pé, tribuna ou mesa, com a seguinte seqüência:
• Composição de mesa ou indicativo para as autoridades virem à frente no praticável;
• Registro de presença de autoridades;
• Breve relato do ato a ser assinado;
• Assinaturas;
• Pronunciamentos.
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AUDIÊNCIAS
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• As audiências individuais ou de pequenos grupos, que não fazem parte da rotina de uma determinada autoridade, poderão ser realizadas nos gabinetes ou em salas preparadas especialmente para esse fim.
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POSSE
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• É a cerimônia de investidura num cargo público, privado ou honorífico (Academia Brasileira de Letras);
• A posse é regulamentada de acordo com a Instituição onde ocorre, podendo ser individual ou coletiva. Nos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário são regidas por cerimoniais próprios.
• Roteiro de Posse Individual:
• Registro de presença de autoridades;
• Leitura de Termo de Posse, ou Ato de Designação;
• Assinatura do empossado;
• Pronunciamentos (antecessor e empossado);
• A cerimônia de posse do Governador, se dá na Assembléia Legislativa do Estado onde é prestado juramento de acordo com a Constituição Estadual;
• Segue-se a transmissão de cargo pelo antecessor, na sede do Governo do Estado. Neste ato o novo governador dá posse aos seus Secretários de Estado.
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